La organización se enfrentaba a importantes retos operativos y estratégicos en la gestión de la planificación de compras en todo su ámbito global:

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Ineficiencias y fragmentación de los procesos:

• Cada región gestionaba sus planes operativos anuales y sus previsiones mensuales mediante procesos manuales distintos que dependían en gran medida de Excel, lo que daba lugar a formas de trabajar laboriosas e incoherentes

• La planificación fragmentada provocaba discrepancias ocasionales entre las distintas versiones de la realidad, sin un flujo de trabajo centralizado para realizar un seguimiento de los cambios

• Los procesos manuales dificultaban enormemente la realización de modelos rápidos de divisas y escenarios, con tareas que deberían llevar minutos y que requerían días de trabajo

• Capacidad limitada para adaptarse rápidamente a condiciones dinámicas del mercado, como las fluctuaciones de los precios de las materias primas, las variaciones macroeconómicas o las interrupciones de la cadena de suministro (por ejemplo, retrasos en los envíos

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Desafíos de integración de datos y sistemas:

• La empresa carecía de un lago de datos de adquisiciones centralizado, ya que cada región operaba con un sistema ERP que no podía vincularse fácilmente para proporcionar datos clave.

• Los sistemas desconectados impedían tener una visibilidad global de lo que ocurría a nivel local en las regiones, lo que afectaba a los costes y a la variación del gasto.

• Gestionar las adquisiciones en 64 plantas y 23.000 materiales sin sistemas unificados generaba una carga administrativa de coordinación significativa.

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Complejidad organizativa:

• Dos mercados clave representan aproximadamente el 80% del gasto en adquisiciones y tienen formas de trabajar diferentes.

• Desalineación entre lo que el equipo global esperaba ver y lo que las regiones informaban realmente debido a la falta de estandarización de los procesos.

• Tres grupos de partes interesadas diferentes (adquisiciones, finanzas y TI) con prioridades y perspectivas distintas dificultaban la toma de decisiones.

• Gestión de costes y visibilidad:

• Los equipos de adquisiciones tenían dificultades para gestionar las fluctuaciones de costes provocadas por múltiples factores, como los índices de materias primas (por ejemplo, el importante aumento del precio del cacao), los gastos de transporte, los tipos de interés y otros factores de coste.

• Capacidad limitada para negociar eficazmente con los proveedores o evaluar su rendimiento sin una visibilidad integral.

• Dificultad para realizar previsiones, presupuestar y gestionar los riesgos para evitar interrupciones.

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Keyrus colaboró con el cliente para implementar un modelo de gestión de materiales diseñado para estandarizar, digitalizar y optimizar los procesos de planificación operativa anual y previsión de adquisiciones y finanzas. La estrategia de implementación se centró en lograr la consolidación financiera global en la Fase 1, mientras se preparaba una integración más profunda de las adquisiciones regionales en la Fase 2.

Durante la implementación, Keyrus creó diagramas arquitectónicos de alto nivel que mostraban los flujos de trabajo de los procesos empresariales, los resultados, las fuentes de datos transaccionales y los componentes básicos para alinear a las partes interesadas y guiar el desarrollo.

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1. Marco sofisticado de modelización de costes

Keyrus ha desarrollado cuatro arquetipos distintos de modelado de costes para adaptarse a las diversas necesidades de planificación de compras en diferentes categorías de materiales:

Modelo de precio fijo: Para materiales con visibilidad limitada de los componentes de coste, proporcionando un precio único sin desglose de materias primas, fletes o insumos logísticos

Modelo de escalada: Utilizado principalmente para materiales de embalaje durante los ciclos de planificación presupuestaria, este modelo toma un precio base (como el último precio de compra o el promedio del año anterior) y aplica factores de escalada que incluyen:

• Tasas de inflación específicas por país

• Fluctuaciones de divisas

• Cambios en los índices de materias primas

• Ajustes en los costes logísticos

• Porcentajes de escalada trimestrales con aplicabilidad para el primer y segundo semestre

Modelo de coste más margen: El arquetipo más complejo para ingredientes, que calcula el precio a partir de múltiples factores de coste absoluto organizados en grupos:

• Impactos de materias primas vinculados a índices globales (cacao, azúcar, trigo, etc.)

• Derechos de exportación y aranceles

• Gastos de flete y logística

• Tipos de interés y costes de financiación

• Factores de conversión y retornos de subproductos

• Cada grupo puede agruparse y calcularse de forma acumulativa, con factores configurables  

Modelo de coste de lista de materiales (BOM): Coste basado en recetas vinculado directamente a combinaciones de material-planta, que incluye:

• Factores de materias primas con porcentajes de tasa de inclusión

• Porcentajes de residuos y conversión directa de mano de obra/energía

• Costes y márgenes de embalaje

• Aranceles aplicados tanto a nivel de materia prima como de producto final

• Ajustes de equilibrio de materias primas para anulaciones manuales

La ventaja de este marco de trabajo es que los modelos de costes actúan como contenedores reutilizables: una vez creados y configurados con los factores de coste, los equipos simplemente actualizan los precios y las tasas mensualmente sin necesidad de reestructurar los modelos, y es posible vincular múltiples combinaciones de material y planta al mismo modelo para el cálculo automatizado de costes.

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2. Puente de consolidación e informes financieros globales

Conscientes de que los equipos de compras y finanzas, tanto a nivel global como regional, a menudo carecen de una conexión sólida, Keyrus ha desarrollado un puente de informes integral que:

• Agrega los datos de compras de las 14 regiones en informes financieros globales unificados

• Ofrece un análisis dinámico en cascada que conecta las versiones base con las actuales, mostrando la variación de la mezcla de volumen, la variación del mercado, los impactos transaccionales de divisas, la productividad y los efectos de traslación

• Permite cambiar de moneda sin problemas entre las divisas locales y la moneda de informe global (GBP) para facilitar la alineación durante las discusiones interregionales

• Proporciona visibilidad detallada desde los niveles de categoría consolidados hasta los detalles específicos de cada combinación de material y planta

• Realiza un seguimiento de los factores de variación a niveles granulares (nivel UC - combinaciones únicas de planta/material) y los resume en niveles de informe de planta y categoría

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3. Gestión flexible de precios y arquitectura de datos

La solución se adapta a diversos enfoques de fijación de precios:

• Los precios de los factores de coste pueden actualizarse a nivel de país, planta o mediante anulaciones específicas de combinación material-planta con gestión jerárquica automática

• Datos de índices de materias primas cargados desde archivos externos con tasas de mezcla para posiciones cubiertas frente a no cubiertas

• Gestión de datos maestros para impactos logísticos por país y categoría, dependencias de divisas y propiedad de la categoría (centralizada, dirigida centralmente o local)

• Flexibilidad en la fuente de planificación para precios base con capacidades de anulación manual

• Reglas de desfase para promediar los precios de las materias primas en múltiples períodos

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4. Implementación por fases y gestión del cambio

La fase 1 se centró en ofrecer una funcionalidad básica con visibilidad financiera global:

• Se puso a prueba inicialmente en mercados clave de Europa Occidental para obtener información y validar el enfoque

• Implementado para aproximadamente 70 usuarios en todas las regiones en un entorno real

• Período de soporte de tres meses tras la puesta en marcha, funcionando como soporte extendido para la socialización con los equipos regionales

• Se abordaron las diferencias fundamentales en los procesos descubiertas durante el alcance, las pruebas de aceptación del usuario (UAT) y el uso en tiempo real

La fase 1.5 aborda las variaciones de los procesos regionales:

• Mejora y actualización de la solución para adaptarse a las diferencias clave en los procesos regionales descubiertas durante la fase de soporte intensivo

• Alineación de los procesos regionales con el diseño central o modificación del diseño central para los requisitos locales validados

La fase 2 se centrará en:

• Mapeo de procesos de negocio y alineación de los procesos de adquisición regionales

• Integración automatizada de datos desde múltiples sistemas ERP (potencialmente a través de un lago de datos o interfaces directas para regiones clave)

• Mayor participación del equipo de adquisiciones local y optimización del flujo de trabajo