Cómo el operador de acondicionamiento físico de más rápido crecimiento en Europa utilizó Anaplan y Keyrus para ampliar las operaciones de FP&A, eliminar el trabajo manual y gestionar más del doble de gimnasios con el mismo equipo.
El mismo equipo de FP&A gestiona el doble de gimnasios, pasando de menos de 100 a más de 300 clubes.
Reportes y consolidación automatizados liberan al equipo para análisis y previsiones de mayor valor.
CRM, ERP, BI y fuentes clave conectados en una sola plataforma con acceso a la planificación.
Tiempos de respuesta más rápidos en reportes internos, externos y para el fondo Providence.
La adopción de Anaplan por parte de VivaGym, implementada por Keyrus, supuso mejoras empresariales cuantificables en la planificación financiera y la eficiencia operativa.
Anaplan se destacó por la conectividad que ofrecía, la escalabilidad que podía proporcionar a medida que continuábamos creciendo y la conectividad con todos los sistemas que pudiéramos tener o adquirir a través de nuestro crecimiento inorgánico. Esa fue la clave para nosotros.
Lorenzo Lozano, director de FP&A y controlador, VivaGym
VivaGym es uno de los principales operadores de acondicionamiento físico de la Península Ibérica, con la misión de ofrecer un acondicionamiento físico asequible y de alta calidad a todos sus miembros. Fundada en 2011, la compañía opera con un modelo de membresía sin compromiso y ofrece una amplia gama de clases grupales, además de zonas específicas para el entrenamiento de fuerza, el entrenamiento cruzado y el ejercicio cardiovascular.
Para finales de 2026, VivaGym espera superar los 300 gimnasios en España y Portugal, atender a más de 720.000 miembros y generar más de 245 millones de euros en ingresos. La compañía opera 260 gimnasios en España y 46 en Portugal, y combina la expansión orgánica con adquisiciones estratégicas para impulsar su crecimiento.
La industria europea del fitness es un sector en crecimiento, con más de 72 millones de miembros, 65 000 clubes y 36 000 millones de euros de ingresos en 2025. La penetración de mercado en Europa se sitúa en el 9%, con margen para una mayor expansión a medida que los hábitos de salud y bienestar sigan cambiando. VivaGym opera en este panorama con una clara ambición: convertirse en el líder indiscutible del sector del fitness en España y Portugal.
La trayectoria de VivaGym en los últimos años ilustra el tipo de escalamiento rápido y complejo que exige una infraestructura sólida de planificación financiera. La empresa comenzó con el capital inicial de Tom Singh y Magenta Partners, y creció hasta alcanzar 15 clubes en 2015 gracias a la inversión de BFM. En 2018, la adquisición de 27 gimnasios en Portugal a través de la marca Fitness Hut creó el Grupo VivaGym, con lo que el total asciende a 65 clubes. Una nueva adquisición de 13 gimnasios en Barcelona en 2019 elevó el número a 91.
La COVID-19 llegó en marzo de 2020, lo que obligó a la empresa a controlar los daños con 97 clubes. La verdadera aceleración se produjo en 2024, cuando Providence Equity Partners adquirió VivaGym y la empresa integró varias adquisiciones en rápida sucesión, incluidas Smartfit, Macrofit, Altafit y FitUp, hasta alcanzar 224 clubes. En 2025, con 25 nuevas aperturas orgánicas y 25 adquisiciones adicionales de fusiones y adquisiciones, la red superó los 270 clubes. De cara al futuro, la compañía proyecta tener más de 300 clubes para finales de 2026.
Esta transformación, de una empresa empresarial a una empresa líder del mercado respaldada por capital privado, cambió radicalmente las exigencias de las capacidades de planificación financiera y elaboración de informes de VivaGym.
Antes de Anaplan, VivaGym operaba en un contexto de rápida integración y crecimiento que dificultaba enormemente la elaboración de informes ágiles y puntuales. El flujo de trabajo anterior de la empresa era lineal y fragmentado: los datos pasaban de forma secuencial del CRM al ERP, a los informes externos, a la consolidación de los datos, al FP&A y, por último, a la elaboración de informes. Cada paso implicaba un esfuerzo manual importante.
Lorenzo Lozano, director de FP&A y Controladores de VivaGym, describió la situación directamente: la empresa tenía varios puntos débiles, como la pesada carga de trabajo manual, la elaboración de informes que no estaba totalmente automatizada y la importante ineficiencia de los equipos, que dedicaban demasiado tiempo a tareas manuales que podrían haberse redirigido a actividades de mayor valor.
El desafío se vio agravado por cuatro requisitos críticos que VivaGym debía abordar simultáneamente. En primer lugar, el ritmo de la transformación exigía herramientas que pudieran seguir el ritmo de las adquisiciones y las aperturas orgánicas. En segundo lugar, la empresa necesitaba eliminar el trabajo manual y automatizar la consolidación de datos y la generación de informes. En tercer lugar, la conectividad interfuncional en toda la empresa era esencial, ya que la información debía fluir libremente entre los departamentos en lugar de estar encerrada en silos. Y, en cuarto lugar, cualquier solución tenía que implementarse rápidamente para adaptarse al ritmo de la empresa.
VivaGym llevó a cabo un proceso de licitación formal, evaluando varios productos y plataformas. El equipo tenía una visión clara de lo que necesitarían a medio y largo plazo, y Anaplan se diferenciaba por cuatro aspectos.
Flexibilidad y adaptabilidad eran fundamentales dada la naturaleza en constante evolución de la empresa. La plataforma de Anaplan podía configurarse para responder a los nuevos requisitos de presentación de informes, a las solicitudes de los inversores y a las cambiantes estructuras empresariales sin necesidad de un ciclo de desarrollo prolongado.
Escalabilidad no era negociable. La empresa pasó de tener menos de 100 clubes a superar los 300 en tan solo unos años, por lo que cualquier solución de planificación debía absorber nuevas entidades, nuevas fuentes de datos y una nueva complejidad sin dejar de funcionar.
Conectividad del sistema fue un factor decisivo. El crecimiento inorgánico de VivaGym hizo que las empresas adquiridas a menudo tuvieran sus propios sistemas y estructuras de datos. La capacidad de conectar Anaplan a cualquier sistema que la empresa tuviera actualmente o pudiera adquirir en el futuro era, en palabras de Lozano, clave.
El equipo tanto en Anaplan como en Keyrus, como socio de implementación, causó una gran impresión. La conexión fue sólida desde el principio, y este factor humano fue otro punto crítico a la hora de tomar la decisión. Keyrus aportó una amplia experiencia en las implementaciones de Anaplan y un enfoque colaborativo que hizo que VivaGym confiara en la asociación.
Con Anaplan ahora en el centro de su infraestructura de generación de informes y FP&A, VivaGym utiliza la plataforma en cinco áreas interconectadas del negocio.
Análisis automatizado cubre la evolución de los indicadores clave de rendimiento, los modelos de predicción y la capacidad de combinar variables en toda la empresa. Esto incluye las comparaciones entre grupos espejo, los escenarios hipotéticos, el análisis de la sensibilidad de los precios y la evaluación de la combinación de tarifas, todas ellas capacidades que no eran prácticas con los procesos manuales.
Proyecciones financieras apoyar la evolución del plan de negocios, el monitoreo del pacto y las necesidades de tesorería. Estas proyecciones son esenciales para mantener la alineación con Providence Equity Partners y proporcionar al inversor una visibilidad financiera precisa y oportuna.
Presupuestación ahora implica un modelado completo de escenarios con acceso multifuncional en toda la empresa y un aumento exponencial del número de variables útiles que se pueden incorporar. Los equipos de toda la organización pueden participar en el proceso de elaboración de presupuestos en lugar de limitarlo al departamento financiero.
Inteligencia empresarial se basa en datos sólidos y confiables que sirven de columna vertebral para todos los procesos de planificación. Anaplan se conecta a otras herramientas de BI, lo que garantiza la coherencia en todos los canales de generación de informes.
Informes y control interno se han transformado tanto en capacidad como en velocidad. La empresa ahora puede entregar informes internos y externos de forma más rápida, con mayor profundidad y con la agilidad necesaria para responder a las solicitudes puntuales del fondo de inversión o de los líderes operativos.
El resultado más sorprendente de la implementación de Anaplan por parte de VivaGym se refleja en una sola métrica: la mejora en la eficiencia departamental ahora permite que el mismo equipo administre más del doble de la cantidad de gimnasios. El equipo de FP&A, que anteriormente apoyaba a menos de 100 clubes, ahora supervisa la planificación, la presentación de informes y el control de más de 300, sin aumentar la plantilla.
Anteriormente, el tiempo del equipo lo consumía el trabajo manual, la consolidación de datos, el análisis básico, la previsión y la elaboración de informes, en ese orden de prioridad. Con Anaplan, el flujo de trabajo se ha reorientado en torno a la mejora de los informes, las previsiones y el control interno, y a un análisis más profundo. Se ha eliminado la discusión manual de datos que antes dominaba las horas de trabajo del equipo.
Lozano destacó varios beneficios específicos en su evaluación del impacto de la plataforma. Eliminar el trabajo manual era lo más importante, ya que representaba una parte importante del tiempo total de trabajo del departamento. La respuesta en materia de elaboración de informes y análisis se hizo mucho más ágil y, en muchos casos, inmediata. Además, la adaptabilidad del sistema a cualquier circunstancia o solicitud supuso una ventaja fundamental, especialmente a la hora de responder a los requisitos del fondo de inversión.
Los factores más importantes para el éxito de la integración, según VivaGym, fueron la planificación de las necesidades futuras y la conectividad del sistema, el compromiso y la competencia del equipo, los profundos conocimientos que combinan la experiencia en el sector con la interconexión de sistemas y las posibilidades analíticas, el modelo económico que abarca los gastos de capital, los gastos operativos, la modelización de precios, tiempos y cantidades y las fluctuaciones de tesorería, y la escalabilidad y facilidad de uso del entorno de la plataforma.
La ambición de VivaGym es continuar su sólida trayectoria de crecimiento orgánico e inorgánico y consolidar su posición como punto de referencia para el sector del fitness en Europa. Anaplan desempeña un papel central en esa visión.
La interconexión de la plataforma en futuras adquisiciones inorgánicas es fundamental para que esas integraciones sean lo más fluidas posible para los equipos. Cada nueva adquisición aporta nuevos datos, nuevos sistemas y nuevos requisitos de presentación de informes. Tener a Anaplan como un centro estable y escalable para la planificación financiera significa que VivaGym puede absorber nuevas entidades más rápido y con menos interrupciones.
Lozano señaló que, si bien Anaplan estaba inicialmente destinado al departamento de FP&A y control de gestión, se ha convertido cada vez más en una herramienta multifuncional que se utiliza en todos los departamentos. Se espera que esa evolución continúe, y que Anaplan se convierta en una de las claves para ampliar la información, el análisis, la elaboración de informes y el control interno en toda la organización.
De cara al futuro, VivaGym planea sincronizar su trabajo con las herramientas de inteligencia artificial para seguir mejorando la eficiencia, basándose en la base analítica y de planificación que Anaplan y Keyrus han ayudado a establecer.
El objetivo de VivaGym es ser el líder del sector del fitness en todos los mercados y países en los que opera. Anaplan es una de las herramientas clave que utilizamos. Inicialmente estaba destinada a nuestro departamento de FP&A y control de gestión, pero cada vez se está convirtiendo más en una herramienta multifuncional que se utiliza en todos los departamentos.
Lorenzo Lozano, director de FP&A y controlador, VivaGym
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