Desde silos de Excel hasta la planificación integrada para más de 4.000 tiendas

La marca de joyería española se transforma de silos fragmentados de Excel a una planificación excelente integrada, lo que permite la toma de decisiones colaborativa en más de 4000 tiendas de todo el mundo.

Esta icónica marca de joyería española ha construido un impresionante legado durante más de 100 años. Reconocida como una de las tres principales marcas de joyería premium del mundo, con más de 80 millones de euros en ingresos, más de 4 millones de seguidores en las redes sociales y más de 4000 tiendas en todo el mundo, ha dominado el arte de conectar con los clientes.

Sin embargo, sus procesos de planificación interna no habían seguido el ritmo de su éxito externo.

El desafío: los silos obstaculizan la escala global

A pesar de su liderazgo en el mercado, la planificación financiera tradicional de la empresa se había convertido en un obstáculo que no podía respaldar sus ambiciones globales:

• Aislamiento departamental: Los equipos comerciales trabajaban por separado de los departamentos de Producto y Finanzas, creando silos que dificultaban la toma de decisiones estratégicas
• Limitaciones de Excel: Procesos presupuestarios lentos y propensos a errores que no podían gestionar su complejidad operativa
• Dolor de consolidación manual: La consolidación de pérdidas y ganancias y del flujo de caja hizo que fuera casi imposible responder rápidamente a los cambios del mercado
• Enfoque fuera de lugar: Incapacidad para concentrar los esfuerzos de previsión en las áreas de mayor incertidumbre e impacto empresarial

Su director de FP&A explicó el tema central: «Nos dimos cuenta de que necesitábamos cambiar nuestro enfoque del pasado al futuro. Las ventas y el costo de los bienes vendidos representan nuestras variables de mayor incertidumbre, pero nuestros procesos tradicionales no nos permitían modelar estos elementos dinámicos de manera efectiva».

Los requisitos empresariales eran claros: «Necesitábamos tener un presupuesto diario para cada una de nuestras unidades de negocio: nuestras tiendas, ya fueran físicas o en línea. Necesitábamos una planificación a nivel de producto y, para ello, incorporarla a la cuenta de pérdidas y ganancias del año fiscal actual y del siguiente».

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La solución: evaluación integral de la plataforma y asociación

La empresa abordó su transformación de manera sistemática, evaluando tres herramientas de planificación diferentes y cuatro socios consultores antes de hacer su selección.

Eligieron Anaplan en función de varios factores críticos:

Alineación de los requisitos empresariales

• Flexibilidad para escenarios de planificación complejos y multidimensionales
• Autonomía del equipo con capacidades de visualización superiores
• Análisis predictivo avanzado para variables inciertas
• Interfaz fácil de usar que atrae a los usuarios actuales de Excel

Ventajas técnicas

• Arquitectura agnóstica con opciones de integración sólidas
• Diversas opciones de conectividad de datos para un flujo de datos sin interrupciones
• Cálculos más rápidos y capacidades de transferencia de datos mejoradas
• Marco de integración adaptable que respalda la expansión futura

Keyrus fue seleccionado como socio de implementación debido a su profundo conocimiento de los requisitos funcionales y las complejidades técnicas involucradas en las transformaciones de la planificación financiera empresarial.

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La implementación: de lo fragmentado a lo integrado

La implementación liderada por Keyrus transformó el enfoque de la empresa, que pasó de una planificación fragmentada y aislada a procesos integrados y colaborativos:

Integración del equipo comercial

• Presupuestos integrales a nivel de tienda con distribución mensual detallada
• Análisis avanzado del rendimiento de las tiendas nuevas frente a las existentes
• Seguimiento en tiempo real en más de 300 ubicaciones en todo el mundo
• Capacidades dinámicas de evaluación comparativa para obtener información específica del mercado

Empoderamiento del equipo de producto

• Análisis de la combinación de productos pronosticados frente a los históricos (cambio de joyas del 66% al 60%, de accesorios del 30% al 35%)
• Seguimiento de costos a nivel de material para oro, plata, cuero y componentes clave
• Análisis del impacto de los márgenes en tiempo real para tomar decisiones sobre la combinación de productos
• Colaboración mejorada con los equipos comerciales en las estrategias de precios

Transformación del equipo financiero

• Optimización del margen bruto con datos comerciales y de productos integrados
• Seguimiento de los costos de transporte dividido por comercio minorista y comercio electrónico
• Control de costos de personal con cálculos salariales basados en el IPC por tienda
• Planificación de gastos de capital utilizando puntos de referencia de €/m² por país para la apertura de tiendas
• Gestión del capital circulante con seguimiento de DSO y DIO

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