Transformación digital a través de la planificación empresarial integrada en Importaco

Enfoque integrado

Equipos conectados de planificación de la demanda, ventas y finanzas mediante una única plataforma

Previsión granular

Se implementó la previsión a nivel de SKU-cliente-destino con datos históricos de 3 años

Planificación de escenarios

Habilitó múltiples escenarios presupuestarios (optimista, realista, pesimista) con el mismo esfuerzo

Eficiencia del proceso

Se eliminaron los correos con distintas versiones de archivos de Excel entre equipos

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El desafío

Importaco, una empresa familiar fundada en 1940 con más de 80 años de historia, es un líder absoluto en frutos secos y frutas secas en España y una de las empresas más grandes de Europa en este sector. También son el segundo mayor productor de agua mineral de España. A pesar de su liderazgo en el mercado, la empresa se enfrentó a importantes desafíos de planificación en su búsqueda de la transformación digital.

«Planeábamos de forma aislada», explica Alejandro Alhambra, director de TI de Importaco. «El equipo de planificación de la demanda planificaba por su cuenta, el equipo de ventas planificaba y financiaba su propia planificación y, basándose en Excel, cambiaba por correo electrónico diferentes versiones de los archivos».

Los desafíos clave incluyeron:

Planificación en silos entre los equipos de planificación de la demanda, ventas y finanzas
Procesos basados en Excel con múltiples versiones de archivos intercambiadas por correo electrónico
Ejercicio presupuestario anual que consume mucho tiempo y que requiere un esfuerzo significativo por parte de muchas personas
Falta de integración entre los diferentes procesos de planificación empresarial
Cada equipo se centró únicamente en sus necesidades locales y no en los objetivos de toda la empresa

La solución

Importaco implementó una estrategia integral de transformación digital con Anaplan como plataforma central para abordar las necesidades de planificación empresarial integrada.

Enfoque estratégico: Alejandro entrevistó a la mayoría de los líderes de la empresa en diferentes áreas comerciales para identificar los problemas comerciales y diseñó un plan de transformación digital centrado en aumentar la eficiencia mediante una mejor integración de la planificación.

Selección de herramientas: «Tuve que ver este problema desde una perspectiva más amplia. Estaba claro que teníamos que buscar una herramienta que satisficiera todas las necesidades de las diferentes áreas de negocio de manera integrada», señaló Alejandro. Eligió Anaplan basándose en su experiencia positiva previa con la plataforma.

Alcance de la implementación:

Planificación de la demanda: Pasó de ser una herramienta que funcionaba bien en un mercado a un enfoque más amplio que se adaptara a todos los mercados con sus complicadas variables, segmentos y objetos diferentes
Planificación financiera: Implementé procesos de presupuestación para los gastos operativos, los gastos de capital y la planificación de proyectos, incluido el desarrollo de pérdidas y ganancias
Integración de datos: Sistemas de almacenamiento de datos empresariales y de SAP conectados, que requieren un importante trabajo de limpieza de datos antes de cargarlos en Anaplan
Previsión granular: Se implementó la previsión a nivel de SKU, cliente y destino utilizando tres años de datos históricos para la previsión estadística
Conectividad de procesos: Vinculó la planificación de la demanda con los procesos de planificación financiera para crear una planificación empresarial verdaderamente integrada

Los resultados

La implementación transformó las capacidades de planificación de Importaco de procesos manuales fragmentados a un sistema integrado y eficiente que apoya la toma de decisiones estratégicas.

Integración de la planificación:

Se eliminó la planificación aislada entre los equipos de demanda, ventas y finanzas
Conectó todos los procesos de planificación con una sola herramienta integrada
Reducción del esfuerzo requerido para los ejercicios presupuestarios anuales
Se eliminaron múltiples versiones de archivos de Excel e intercambios de correo electrónico

Capacidades mejoradas:

Permitió la planificación de múltiples escenarios (presupuestario, optimista, pesimista) con el mismo esfuerzo que la presupuestación anterior en una sola versión
Se implementó la previsión estadística utilizando tres años de datos históricos a nivel granular de SKU, cliente y destino
Capacidad creada para escenarios hipotéticos, incluido el análisis de nuevos almacenes, plantas de producción o adquisiciones de negocios

Eficiencia operativa:

Reducción del tiempo dedicado a la entrada de datos y los cálculos, lo que aumenta el enfoque en la toma de decisiones
Permitió la expansión y el desarrollo rápidos del modelo debido a la flexibilidad de la plataforma
Enfoque de implementación ágil y facilitado con una entrega de funcionalidad incremental

Planes de expansión futuros: Integración de la planificación de recursos humanos: «Ahora mismo estamos trabajando para ampliar el modelo con la planificación de los recursos humanos. La planificación de los recursos humanos es muy importante para la presupuestación financiera, pero también para planificar el talento que necesitamos contratar cada año».

Optimización de la cadena de suministro: Desarrollar escenarios hipotéticos para el equipo de la cadena de suministro con respecto a los nuevos almacenes o plantas de producción y sus efectos en la planificación de la producción

Planificación estratégica a largo plazo: Ir más allá de la planificación financiera y de la demanda básica para facilitar la planificación de escenarios estratégicos a largo plazo

Lecciones aprendidas: Alejandro señaló que, si bien tuvieron que implementar rápidamente para cumplir con los plazos del ciclo presupuestario sin un análisis completo del proceso de principio a fin, el enfoque ágil funcionó bien: «La herramienta es fácil de expandir y desarrollar. Crear una nueva pantalla, crear una nueva fórmula y conectar las cosas es bastante rápido y, si el modelo es claro, ampliarlo poco a poco es fácil».

La implementación demuestra cómo la transformación digital puede impulsar el aumento de la eficiencia y, al mismo tiempo, proporcionar la flexibilidad necesaria para hacer evolucionar los procesos de planificación a medida que cambian las necesidades empresariales.