Rotterdam World Gateway pasó de los presupuestos de construcción basados en Excel a Anaplan basado en la nube para la planificación financiera operativa.
Una plataforma para presupuestos, previsiones y datos reales
Los informes automatizados permitieron a RWG contratar un controlador menos de lo previsto
El acceso directo a datos detallados aumenta la responsabilidad en toda la organización
La solución en la nube redujo la dependencia de TI a la vez que ofrecía un rendimiento sólido
Rotterdam World Gateway gestiona el almacenamiento y el transbordo de contenedores en su terminal de contenedores totalmente automatizada en Maasvlakte 2. Cuando se inauguró la terminal, la organización se enfrentó a una transición crítica: pasó de ser una empresa emergente en construcción a una empresa totalmente operativa con necesidades complejas de presentación de informes.
Como explica Enrico Douwens, director financiero de RWG:
«Con la inauguración de la terminal de contenedores pasamos de ser una empresa emergente a una organización operativa. Anteriormente, la planificación y el presupuesto no eran muy complicados; durante la fase de construcción, se acordaba previamente un presupuesto. Solo teníamos que supervisar y controlar el presupuesto, algo que podíamos hacer en Excel. Esto estaba bien para el presupuesto de construcción, pero no para las necesidades de presentación de informes periódicos».
RWG necesitaba una solución única, unificada y fácil de usar que pudiera servir para múltiples propósitos: establecer presupuestos y previsiones, informar de los resultados financieros reales y permitir a los titulares de presupuestos analizar sus propios datos de rendimiento. El objetivo era ir más allá de las revisiones mensuales tradicionales y ofrecer a las partes interesadas un acceso continuo a sus cifras, fomentando la apropiación y la rendición de cuentas.
La seguridad fue otro factor crítico.
«La seguridad es vital en nuestra organización. Está en nuestro ADN que queremos asegurarnos de que nadie se comporte de forma insegura. Esto incluye que nadie actúe de manera insegura desde el punto de vista financiero. Después de todo, somos responsables del retorno de la inversión», señala Enrico.
RWG seleccionó Anaplan, ya que la apariencia y la sensación fueron un factor decisivo. «Queríamos alejarnos de las interfaces basadas en hojas de cálculo, porque hay mucha aversión entre las empresas no financieras hacia Excel», explica Enrico. La plataforma 100% basada en la nube también abordó las limitaciones de ancho de banda de TI, lo que permitió al departamento de TI centrarse en optimizar las operaciones de las terminales y, al mismo tiempo, reducir la dependencia financiera de los recursos de TI.
La implementación, con el apoyo del consultor Enno van Kampen de Finext Performance Management, se centró en hacer que los modelos fueran lo más fáciles de usar posible. El equipo creó modelos presupuestarios armonizados con interfaces coherentes («si ha visto una, las ha visto todas»), lo que ayuda a los responsables del presupuesto a gestionar los ingresos y los gastos de manera eficiente.
La planificación del personal se simplificó considerablemente. El sistema mantiene a todos los empleados actuales y garantiza que las ofertas de trabajo se correspondan con el organigrama. Los responsables del presupuesto se limitan a indicar cuándo se cubrirán las vacantes y cuándo se esperan aumentos salariales, mientras que el modelo se encarga de todos los cálculos detallados en segundo plano. Los planes futuros incluyen ampliar la planificación de los recursos humanos para cubrir partidas como el arrendamiento de vehículos y los costes de formación, proporcionando información sobre los costes totales de los puestos a la hora de tomar decisiones de subcontratación.
Los resultados han superado las expectativas. «Anaplan ayuda a mantener un equipo financiero eficiente y eficiente», afirma Enrico. Todos los meses, RWG proporciona numerosos informes personalizados a bancos y accionistas, cada uno con sus propias especificaciones. Todos están modelados en Anaplan, lo que elimina el trabajo manual. «Con toda la información en un solo lugar, resultó que podíamos contratar un controlador menos de lo que habíamos planeado inicialmente. La nueva solución mejora la eficiencia y la confiabilidad».
Más allá de la carga y descarga de contenedores, RWG ofrece servicios de almacenamiento y relacionados, como el escaneo previo para la aduana y el suministro de electricidad para los contenedores de almacenamiento en frío. El nuevo sistema hace que los datos de ventas y la combinación de ingresos sean verdaderamente transparentes, lo que permite al equipo comprender los márgenes de todos los servicios adicionales.
Tanto los titulares de las finanzas como los del presupuesto han adoptado el nuevo proceso. Los responsables de los presupuestos aprecian poder ver los datos reales y los presupuestos de forma detallada, lo que aumenta la información y facilita su trabajo. El rendimiento, los tiempos de carga y la confiabilidad de la plataforma han cumplido con las expectativas, y el modelo de seguridad en la nube brinda la confianza de que los datos están completamente protegidos.
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