Acelerar los despliegues de planificación de territorios y cuotas en Dassault Systèmes

Dassault Systèmes pasa del caos de Excel a una planificación de cuotas simplificada, lo que ofrece una aceleración de seis semanas y un ahorro de más de 1 millón de dólares para sus operaciones de ventas globales.

Dassault Systèmes ha creado un legado impresionante. Como catalizadores del progreso humano, proporcionan entornos virtuales colaborativos que ayudan a más de 350 000 clientes de 150 países a imaginar innovaciones sostenibles. Con ingresos anuales de 6 000 millones de dólares y marcas emblemáticas como SolidWorks, CATIA, SIMULIA y DELMIA, todas las empresas de la lista Fortune 500 gestionan una parte de su cartera de productos.

Pero detrás de este éxito mundial, su organización de ventas en Norteamérica se enfrentaba a un problema mucho más mundano: establecer las cuotas de ventas a tiempo.

El desafío: el caos de Excel a escala empresarial

Dan Barnes, líder de estrategia y transformación que supervisaba la planificación de la organización de ventas más grande de Norteamérica, dirigía a 250 representantes de ventas en una operación de ingresos de 1500 millones de dólares. La complejidad era abrumadora:

Limitaciones de Excel en todas partes: «Lo hacíamos todo en Excel... toda nuestra planificación del territorio, toda nuestra asignación de cuotas... era demasiado grande para poder gestionarlo en Excel. Estábamos incumpliendo los plazos... éramos ineficientes».

Pesadillas con datos manuales: «No teníamos ninguna herramienta que realmente recopilara mucha información histórica dentro de nuestro territorio. Reuniríamos manualmente toda esa información en Excel. Muchas veces, los informes estaban incompletos o provenían de fuentes de datos dispares que venían de diferentes lugares».

Planificación de administradores en silos: «Tenían sus propios métodos para determinar las cuotas... era realmente un problema porque, al final del día... resultaba en una desalineación de los recursos».

Fallos en los plazos: «Por lo general, nuestras ventas comienzan probablemente a mediados de enero. Nuestro objetivo es tener las cuotas listas para finales de febrero... y no se nos daba muy bien hacerlo. No terminamos con la distribución y finalización de las cuotas hasta, en ocasiones, cerca de finales de abril, lo que era totalmente inaceptable».

La estructura organizativa matricial lo empeoró todo. Como los equipos de ventas del sector se centraban en los mercados verticales y los equipos de ventas de marcas se centraban en las carteras de productos, los requisitos de asignación eran increíblemente complejos.

La solución: asociación estratégica para la transformación

Dassault Systèmes eligió Anaplan basándose en la investigación de Gartner y en la capacidad de la plataforma para gestionar su compleja organización matricial y, al mismo tiempo, proporcionar visibilidad en tiempo real. Sin embargo, elegir el socio de implementación adecuado era igualmente importante.

«Elegimos a Keyrus como nuestro integrador. Tienen mucha experiencia con Anaplan; de hecho, incluso en nuestra empresa había una filial que ya había utilizado Keyrus anteriormente, por lo que confiamos en esa experiencia». Barnes explica.

La implementación abordó tres áreas críticas:

Agregación y federación de datos

• Integración de múltiples fuentes que agrega 10 conjuntos de datos diferentes en una ubicación centralizada
• Actualizaciones en tiempo real que reflejan los cambios de territorio y los movimientos de empleados de forma inmediata
• Visibilidad mejorada que proporciona informes completos sobre la cobertura del territorio en todos los equipos de la industria y la marca

Gestión avanzada del flujo de trabajo

• Planificación de cuentas desde arriba con una asignación de cuotas sofisticada y una coordinación integrada de los administradores
• Asignación de territorios de abajo hacia arriba con visibilidad total para todos los gerentes
• Integración multifuncional que crea capacidades de intersección entre los administradores a nivel de cuenta

Excelencia en la integración de sistemas

• Generación de salidas ETL con salidas generadas por el sistema para una distribución perfecta
• Sincronización de integración controlada que permite una programación flexible de las actualizaciones posteriores del sistema
• Integración integral con los sistemas empresariales existentes