Rotterdam World Gateway est passé des budgets de construction basés sur Excel à Anaplan basé sur le cloud pour la planification des finances opérationnelles.
Une seule plateforme pour les budgets, les prévisions et les données réelles
Les rapports automatisés ont permis à RWG d'embaucher un contrôleur de moins que prévu
L'accès direct à des données détaillées a renforcé la responsabilisation au sein de l'organisation
La solution cloud a réduit la dépendance informatique tout en offrant de solides performances
Rotterdam World Gateway gère le stockage et le transbordement des conteneurs dans son terminal à conteneurs entièrement automatisé de Maasvlakte 2. Lorsque le terminal a été inauguré, l'organisation a dû faire face à une transition critique : elle est passée d'une start-up en mode construction à une activité pleinement opérationnelle avec des besoins complexes en matière de reporting.
Comme l'explique Enrico Douwens, directeur financier de RWG :
« Avec l'inauguration du terminal à conteneurs, nous sommes passés du statut de start-up à celui d'organisation opérationnelle. Auparavant, la planification et la budgétisation n'étaient pas très compliquées ; pendant la phase de construction, un budget est convenu à l'avance. Nous n'avions qu'à suivre et contrôler le budget, ce que nous pouvions faire dans Excel. C'était bien pour le budget de construction, mais pas pour les besoins de rapports réguliers. »
RWG avait besoin d'une solution unique, unifiée et conviviale pouvant répondre à de multiples objectifs : établir des budgets et des prévisions, communiquer les résultats financiers réels et permettre aux responsables du budget d'analyser leurs propres données de performance. L'objectif était d'aller au-delà des évaluations mensuelles traditionnelles et de donner aux parties prenantes un accès continu à leurs chiffres, favorisant ainsi l'appropriation et la responsabilisation.
La sécurité était un autre facteur critique.
« La sécurité est vitale pour notre organisation. C'est inscrit dans notre ADN que nous voulons nous assurer que personne ne se comporte de manière dangereuse. Cela inclut le fait que personne n'agit d'une manière financièrement dangereuse. Après tout, nous sommes responsables du retour sur investissement », note Enrico.
RWG a choisi Anaplan, l'esthétique ayant joué un rôle décisif. « Nous voulions éviter les interfaces basées sur des feuilles de calcul, car Excel suscite une forte aversion parmi les acteurs non financiers », explique Enrico. La plateforme 100 % basée sur le cloud a également répondu aux contraintes de bande passante informatique, permettant au service informatique de se concentrer sur l'optimisation des opérations des terminaux tout en réduisant la dépendance de la finance à l'égard des ressources informatiques.
La mise en œuvre, soutenue par le consultant Enno van Kampen de Finext Performance Management, visait à rendre les modèles aussi conviviaux que possible. L'équipe a créé des modèles budgétaires harmonisés dotés d'interfaces cohérentes (« si vous en avez vu un, vous les avez tous vus ») pour aider les responsables du budget à gérer efficacement les recettes et les dépenses.
La planification du personnel a été considérablement simplifiée. Le système conserve tous les employés actuels et garantit que les offres d'emploi correspondent à l'organigramme. Les responsables du budget indiquent simplement quand les postes seront pourvus et quand des augmentations de salaire sont attendues, tandis que le modèle gère tous les calculs détaillés en arrière-plan. Les plans futurs incluent l'extension de la planification des ressources humaines pour couvrir des éléments tels que les véhicules de location et les coûts de formation, fournissant ainsi un aperçu du coût total des postes pour les décisions d'externalisation.
Les résultats ont dépassé les attentes. « Anaplan aide l'équipe financière à rester souple et méchante », explique Enrico. Chaque mois, RWG fournit de nombreux rapports personnalisés aux banques et aux actionnaires, chacun avec ses propres spécifications. Ils sont tous modélisés dans Anaplan, ce qui élimine le travail manuel. « Avec toutes les informations réunies au même endroit, il s'est avéré que nous pouvions embaucher un contrôleur de moins que ce que nous avions initialement prévu. La nouvelle solution améliore l'efficacité et la fiabilité. »
Au-delà du chargement et du déchargement de conteneurs, RWG propose des services de stockage et des services connexes tels que la pré-numérisation pour les douanes et la fourniture d'électricité pour les conteneurs de stockage frigorifique. Le nouveau système rend les données de vente et la composition des revenus vraiment transparentes, permettant à l'équipe de comprendre les marges sur tous les services supplémentaires.
Les responsables des finances et du budget ont adopté le nouveau processus. Les responsables du budget apprécient de pouvoir consulter les chiffres réels et les budgets de manière détaillée, ce qui leur permet de mieux comprendre et de faciliter leur travail. Les performances, les temps de chargement et la fiabilité de la plateforme ont répondu aux attentes, et le modèle de sécurité du cloud garantit que les données sont parfaitement protégées.
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